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SPEDs  Magnéticos do Sistema Público de Escrituração Digital
Os Sistemas Imediata atendem perfeitamente as necessidades das empresas quanto à geração e layouts dos Magnéticos Fiscais. Nossa primeira proposta quanto ao EFD PIS/Cofins foi atender as empresas clientes optantes do Lucro Real, normalmente operando com grandes volumes de dados, onde implantamos a geração dos magnéticos a partir dos Sistemas de ERPs Comercial e Industrial, sendo a sistematização do novo projeto fiscal bem complexa em função dos volumes de transações de mercadorias e carência de esclarecimentos no entendimento da legislação. No segmento comercial de supermercados, por exemplo, o magnético tem que referenciar cada cupom ECF emitido, com cada item constante em cada documento registrado no PDV. Isto para qualquer estabelecimento, por menor que seja, representa um volume grande de informações, que indiscutivelmente não tem como serem relançadas manualmente em um escritório contábil terceirizado. Assim, para atender as necessidades destes clientes, disponibilizando a ferramenta de software ERP Fiscal alinhada com as exigências da Receita e prestando toda assessoria na estruturação correta destas informações, que já são registradas automaticamente a partir das movimentações de notas fiscais, compras, impostos, itens movimentados, clientes, fornecedores e todos os demais dados que compõe o layout do arquivo oficial. Desta  forma a função de gerar  os dados acontece pelo mesmo operador que abastece o estoque, lançando a nota do fornecedor ou  o operador que faz a venda emitindo os documentos fiscais, onde a solução Fiscal de retaguarda já esta formatada (montagem dos cadastros de acordo com a opção fiscal e área que a empresa se enquadra) para registrar estas mesmas informações nos layouts do SPED e do EFD PIS/Cofins, não  necessitando de nenhuma edição ou complementação posterior.

Em todos os clientes de grande porte que foram validados, foi necessário  um acompanhamento permanente de um profissional de desenvolvimento, que estava trabalhando no grupo de programação dos Magnéticos SPEDs, para a tarefa ser realizada com êxito, principalmente para encontrar e corrigir os erros e inconsistências que o validador do EFD apresentava a cada tentativa de validação. Assim, pode-se afirmar que sem uma sólida consultoria, é certo que o profissional contábil ou administrador não terá como gerar e validar o magnético sozinho, sendo portanto imprescindível, que independente do tipo de solução de software usado, exista uma sólida assessoria técnica além do nível de conhecimento contábil/fiscal, mas imprescindivelmente a nível de conhecimento  das estruturas digitais de campos dos arquivos e principalmente “know how” dos manuais SPEDs e das constantes atualizações de layouts que estes magnéticos vem sofrendo, quase mensalmente...


Paralelamente à esta solução mais robusta que já atendia os clientes com grande volume de dados, surgiu a necessidade por parte dos escritórios contábeis de atender ao cliente de pequeno porte, a maioria prestadores de serviço, muitos que ainda operam com notas manuais ou pré-impressas, com mínimos volumes de transações (20 ou 40 notas/mês), mas que também estavam obrigados a gerar o EFD PIS/Cofins... Para isso disponibilizamos uma solução mais “enxuta” dentro da estrutura do sistema de Livros Fiscais que irá possibilitar ao profissional contábil atender a estes clientes nos mesmos moldes que já desenvolvia sua atividade até os dias de hoje (lançando manualmente os dados a partir dos documentos impressos encaminhados pelo cliente).



A solução de geração do EFD PIS/Cofins a partir do sistema de Livros Fiscais, porém, não é uma solução para atender empresas que gerem um grande volume de dados, pois o lançamento manual envolve muita disponibilidade de tempo do profissional contábil para gerar as informações.

Por outro lado, a importação de dados em estado “bruto” de sistemas de terceiros, sem nenhuma preocupação com os novos layouts dos magnéticos SPEDs, como é a proposta de muitas soluções contábeis/fiscais, pode representar um investimento perdido para sua organização, pois a partir do momento que você traz para dentro de seu escritório um montante de dados, completamente disformes das estruturas exigidas pelos validadores, pode ser mais trabalhoso editar e corrigir estas informações, onde podemos arriscar que seja uma tarefa quase impossível de ser executada com sucesso. Isso sem contar que a partir do momento que o escritório traz estas informações para sua organização, o profissional responsável assume para sí a responsabilidade de execução desta tarefa - a validação plena do magnético da empresa cliente - que ao não ser realizado com êxito poderá ocasionar pesadas penalidades(multas) para seus clientes.


Vale ressaltar, que apesar desta solução não restringir um determinado volume de lançamento, caso seu cliente trabalhe com elevado número de transações ou esteja na obrigatoriedade de emissão de notas eletrônicas, esta solução pode representar uma opção desfavorável, pois o custo da tarefa de lançamento dos dados, principalmente em caso de operação com NF-e onde são exigidos campos muitos extensos, como a chave eletrônica do documento, protocolo de aprovação, e vários outros, é superior ao benefício de gerar os magnéticos na tranquilidade do seu escritório.  Para estes casos há a necessidade de uma solução mais robusta, onde disponibilizamos nosso Sistema ERP, com o módulo Fiscal, onde toda rotina de formatação, geração e validação acontece dentro da estrutura da empresa cliente, sendo que posteriormente à validação correta, o escritório poderá importar o arquivo já validado para o seu sistema de Livros, para posteriores conferências e até para transmissão a partir do escritório.


Outro aspecto importante é a questão da consultoria na geração e validação destas informações, pois de nada adianta sua empresa dispor de uma ótima ferramenta para geração dos arquivos se não dispor de uma equipe de suporte altamente qualificada para prestar assessoria na validação destes dados, que por uma difícil experiência de nossas equipes de suporte e programação, podemos afirmar que não é uma tarefa simples..., sendo nos casos de grande bases de dados necessário uma longa auditoria e testes para alinhar as informações às exigências do validador.  Neste caso, pode-se destacar o diferencial da Imediata no atendimento à esta demanda dos clientes, onde a maioria das empresas clientes de grande porte já estão com seus primeiros arquivos validados pronto para serem transmitidos, até porque no início de dezembro de 2011 já tínhamos 90% das empresas optantes do Lucro Real com suas bases de dados do EFD PIS/Cofins já validadas, pois a última data de transmissão, antes da nova prorrogação dos prazos, seria em início de fevereiro de 2012
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