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Controle de Mensalidades

O sistema possibilita cadastro completo dos clientes/associados que posteriormente será utilizado para lançamento e emissão dos documentos fiscais (ou recibos) referentes aos serviços prestados diáriamente. Estes documentos lançados irão gerar o contas a receber da entidade que poderá ser consultado a qualquer período e impresso no formato de recibo quando do acerto mensal com o cliente.

   

1. Parâmetros e Controles.

   

1.1   Segurança de Acesso ao Sistema

 

O sistema permite o controle de acesso ao sistema através do cadastro de usuários e senhas. Para cada usuário cadastrado pode ser definido permissões específicas de acordo com seu setor e função dentro da empresa, como por exemplo, quando um funcionário acessar o sistema utilizando um usuário e senha o sistema irá disponibilizar apenas o menu selecionado para este usuário em específico.

   

1.2   Cadastro e Controle do Crédito do Cliente.

    

A cada documento fiscal de serviço emitido para um cliente, o sistema mantém atualizado o histórico de crédito, permitindo a qualquer instante uma consulta de todas os serviços realizados pelo escritório para a empresa, garantindo a segurança na realização de cobranças e acertos mensais.      

   

2. Controle Automático de Mensalidades.

     

O Módulo de Controle de mensalidades foi desenvolvido conforme especificações de escritórios e associações, tendo como objetivo principal a geração e controle automático da cobrança de mensalidade destas entidades/empresas. Estas novas rotinas são integra aos demais processos como o contas a pagar e a receber, caixa e à Contabilidade Imediata, principalmente para agilizar o dia-a-dia destas organizações, garantindo agilidade e segurança das informações lançadas, atendendo à demanda da Tomada de Decisão. 

      

2.1   Cadastro de Tipos de Mensalidades 

 

Rotina que registra os tipos de mensalidades utilizadas pela organização, onde serão vinculados os valores das mensalidades, considerando a questão da variação dos valores (aumento) no decorrer do tempo. A mensalidade pode ser de dois tipos, valor padrão onde o tipo de mensalidade tem o mesmo valor independente do cliente e o valor individual por cliente, onde o valor será informado na vinculação do cliente . Para cada tipo de mensalidade deverá ser informado um código de operação contábil que poderá utilizado na contabilização automática dos valores das mensalidades geradas por este tipo.

2.2   Vínculo de Cliente / Mensalidade 

   

Cadastro que permite vincular um cliente / associado a um tipo de mensalidade. O sistema permite vincular mais de um tipo de mensalidade para o mesmo cliente. Ao vincular o cliente a um tipo de mensalidade é possível informar o valor da mensalidade caso o tipo de mensalidade exija. Neste vínculo deverá ser informado a data de início e o fim do período que estará ativa a mensalidade. O programa permite também que o mesmo vínculo entre cliente/mensalidade seja registrado para períodos de vigências diferentes.

    

2.3   Geração automática das cobranças de mensalidades 

 

Rotina que faz o processamento dos vínculos Cliente/Mensalidade ativo no período informado pelo usuário, (considerarando períodos parciais e calculando os valores proporcionais) usando o valor de referência para o cálculo do valor da mensalidade vigente no último período a ser calculado e gerando um título para cada cliente / mensalidade.    

O valor deste título poderá ser contabilizado usando a operação contábil cadastrada no cadastro de tipos de mensalidades. A rotina termite ainda o uso de filtros para o processamento das mensalidades de apenas um cliente, faixa de clientes (cliente inicial e final) e/ou o processamento de apenas um tipo de mensalidade ou faixa de tipos de mensalidade no período (Tipo de mensalidade inicial e Final). 

Rotina que permite a exclusão do processamento das mensalidades de determinado período excluindo em cascata, todos os títulos gerados e os lançamentos contábeis executados. Antes de iniciar o processo de exclusão o sistema faz a verificação se algum dos títulos gerados ja esta pago, caso isso exista, o sistema apresenta uma mensagem e impede a continuação do processo de exclusão. A rotina também permite o uso de filtros para exclusão de processamento de apensas um cliente, faixa de clientes (cliente inicial e final) e/ou a exclusão de apenas um tipo de mensalidade ou faixa de tipos de mensalidade no período (Tipo mensalidade inicial e Final), possibilitando que o operador ao gerar toda a cobrança de mensalidade da organização e, detectando algum erro em alguma faixa de cobrança, refaça apenas a parcela da mensalidade que está errada e não toda a cobrança gerada.

   

2.5   Emissão de Recibos ou Documentos Fiscais. 

 

Rotina responsável pela emissão dos recibos de cobrança ou documentos fiscais que serão impressos com a logomarca e especificações próprias de cada organização. A rotina possibilita que sejam impressas mais de uma mensalidade, geradas para o cliente no mesmo recibo.

O Sistema também possibilita a geração/impressão, no mesmo recibo, de demais cobranças/serviços executados para o cliente dentro do período especificado (como contratos de compras, despesas acessórias, deslocamentos, telefone, etc.), executando todos os procedimentos, financeiros e fiscais pertinentes ao documento emitido e também fazendo a atualização do contas a receber.

  

Modelo de Recibo impresso com layout do cliente

  

2.6  Cobrança

   

Disponibiliza para o financeiro todas ferramentas necessárias para um cobrança eficiente, fornecendo desde mapas, impressão de boletos e até emissão de cartas de cobrança. 

   

2.7  Gera o contas a receber 

   

Pela simples geração dos recibos ou documentos fiscais do serviço (a prazo), o sistema estará pronto para emissão de duplicatas, bloquetos bancários ou recibos de cobrança.

   

   

3. Gerenciamento Financeiro.

    

3.1   Geração de Duplicatas Manuais

   

Nesta opção poderão ser lançados os títulos não originários da ritina de geração de mensalidade, ou que não estejam vinculados a documentos fiscais, mas que devem fazer parte do contas a pagar / receber da organizaçõa. Todo título gerado poderá contabilizado conforme a operação utlizada.

   

3.2   Manutenção de Duplicatas.

 

Permite a alteração dos dados dos títulos, como data de vencimento, cliente, fornecedor, vendedor etc..

Esta rotina possibilita o lançamento direto de movimentos nos títulos, como juros, descontos, devoluções, estornos e outros..., disponibilizando opção para recebimento ou pagamento ( parcial ou integral ) direto na duplicata, através de operações já definidas. Todos os registros efetuados através desta rotina podera ser contabilizado de acordo com a operação selecionada. Permite a consulta e exclusão das movimentações geradas nos títulos.

   

3.3    Baixa de Duplicatas por  Valor.

 

Nesta rotina o sistema soma o saldo dos títulos de um determinado cliente e permite a liquidação parcial ou total dos mesmos, através de uma única operação. Apresenta relação dos títulos selecionados para conferência ou fechamento.

   

3.4    Cálculo Automático de Juros.

 

Esta rotina permite o lançamento automático de juros nos títulos em atraso.

   

3.5    Emissão de Recibos, Duplicatas ou Promissórias com Código de barras.

 

O sistema permite a impressão de documentos com códigos de barras para agilizar o processo de recebimento no caixa.Também é possível a impressão de um documento com código de barras de título que não possua documento próprios.

   

3.6    Emissão de Bloquetos Bancários.

 

O sistema permite a impressão de bloquetos de cobrança bancária de diversos bancos em formulário pré-impresso. Permite a impressão de bloquetos do BB em impressora laser.

      

3.7    faturamento Posterior.

 

Permite a geração de um único título a partir de vários documentos fiscais a prazo, tanto do contas a pagar como do contas a receber. Esta opção gera uma única fatura para diversas notas fiscais a prazo em aberto.

   

3.8    Relatório de vencidos e a Vencer.

 

Relatório amplamente parametrizado, permitindo várias formas de emissão. Pode ser emitido a partir de determinado período de vencimento, de emissão, de pagamento, de referência etc..., permitindo também a seleção apenas dos títulos em aberto, dos pagos ou o relatório completo.

Possibilita a geração por cadastro de cliente/fornecedor, por vendedor/representante, por cidade, por banco/tipo de cobrança, por grupo de clientes etc.

   

3.9    Fluxo de Caixa

 

O sistema faz uma avaliação dos títulos a pagar e a receber com vencimento no período especificado, gerando um relatório comparativo das receitas e despesas por dia da semana, prevendo o saldo de caixa ao final de cada dia.

   

3.10    Demonstrativo de Cobrança.

 

Demonstrativo financeiro dos recebimentos de duplicatas do dia, discriminando juros, descontos, total recebido e outros...  

  

  

4.  Controle do Caixa.

  

4.1   Recebimento de Títulos Diversos.

 

Nesta opção poderão ser lançados os títulos não originários da ritina de geração de mensalidade, ou que não estejam vinculados a documentos fiscais, mas que devem fazer parte do contas a pagar / receber da organizaçõa. Todo título gerado poderá contabilizado conforme a operação utlizada.

  

 

4.2    Recebimento com juros.

 

O próprio sistema identifica a situação do título e em caso de atraso, aplica a taxa de juros pré-cadastrada, permitindo que o operador ajuste este valor caso necessário. Esta opção pode ser bloqueada através de senha.

    

 

4.3    Permite o uso de impressora autenticadora.

 

A cada registro no caixa o sistema gera a fita do caixa, permitindo também a autenticação do documento.

   

 

4.5    Lançamento de documentos não registrados no contas a pagar/receber.

 

Qualquer documento mesmo que não esteja pré-cadastrado no módulo financeiro, pode ser lançados diretamente no caixa para fins contábeis, através de uma operação contábil pré cadastrada que possui as características do lançamento.

   

 

4.6    Facilidade e agilidade no fechamento do caixa.

 

Através de um relatório com os totais por tipos de documentos, o operador de caixa pode realizar os fechamentos e apurar facilmente a origem de eventuais diferenças. Ao final do dia basta emitir a fita do caixa, e apurar o valor em espécie encerrando o expediente, que tudo estará pronto.

  • Empresas do que utilizam este sistema