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Informativos

  • flechaCuidado para não cair na armadilha das "Soluções Fáceis SPEDs"

  • 25/01/2012

 

 

     Com o mesmo objetivo dos Sistemas ERPs, o sistema de Livros Fiscais 2.26 ganhou um módulo completo SPED que possibilitará também aos escritórios contábeis gerar o Magnético EFD PIS/COFINS das empresas clientes com menor volume de dados diretamente a partir dos Livros, atendendo a demanda da nova legislação, quanto a geração de magnéticos Fiscais, na comodidade de seu escritório, complementamente integrado aos Livros que já rodam na organização.

     Este Módulo compreende também todos os cadastros e rotinas complementares ao sistema de Livros necessários para gerar todos os campos exigidos no layout do magnético PIS/Cofins, automaticamente a partir dos lançamentos dos documentos diretamente no sistema de Livros Fiscais, facilitando tanto o gerenciamento fiscal dos Livros como atendendo as exigências de informações da Receita.

   

   

Cuidado para não cair na armadilha das "Soluções Fáceis SPEDs”. 

        

   

     A solução de geração do EFD PIS/Cofins a partir do sistema de Livros Fiscais, porém, não é uma solução para atender empresas que gerem um grande volume de dados, pois o lançamento manual envolve muita disponibilidade de tempo do profissional contábil para gerar as informações.
     Por outro lado, a importação de dados em estado “bruto” de sistemas de terceiros, sem nenhuma preocupação com os novos layouts dos magnéticos SPEDs, como é a proposta de muitas soluções contábeis/fiscais, pode representar  um investimento perdido para sua organização, pois a partir do momento que você traz para dentro de seu escritório um montante de dados, completamente disformes das estruturas exigidas pelos validadores, pode ser mais trabalhoso editar e corrigir estas informações, onde podemos arriscar que seja uma tarefa quase impossível de ser executada com sucesso. Isso sem contar que a partir do momento que o escritório traz estas informações para sua organização, o profissional responsável assume para sí a responsabilidade de execução desta tarefa - a validação plena do magnético da empresa cliente - que ao não ser realizado com exito poderá ocasionar pesadas penalidades(multas) para seus clientes.
     Nossa primeira proposta quanto ao EFD PIS/Cofins foi atender as empresas clientes optantes do Lucro Real, normalmente operando com grandes volumes de dados, onde implantamos a geração dos magnéticos a partir dos Sistemas de ERPs Comercial, sendo a sistematização do novo projeto fiscal bem complexa em função dos volumes de transações de mercadorias e carência de esclarecimentos no entendimento da legislação, como no segmento comercial de supermercados, onde o magnético tem que referenciar cada cupom ECF emitido, com cada item constante em cada documento registrado no PDV. Isto para qualquer estabelecimento, por menor que seja, representa um volume grande de informações, que indiscutivelmente não tem como serem relançadas manualmente em um escritório contábil terceirizado. Assim, para atender as necessidades destes clientes, disponibilizando a ferramenta de software ERP Fiscal alinhada com as exigências da Receita e prestando toda assessoria na estruturação correta destas informações, que já são registradas automaticamente a partir das movimentações de notas fiscais, compras, impostos, itens movimentados, clientes, fornecedores e todos os demais dados que compõe o layout do arquivo oficial. Desta forma a função de gerar os dados acontece pelo mesmo operador que abastece o estoque, lançando a nota do fornecedor ou o operador que faz a venda emitindo os documentos fiscais, onde a solução Fiscal de retaguarda já esta formatada (montagem dos cadastros de acordo com a opção fiscal e área que a empresa se enquadra) para registrar estas mesmas informações nos layouts do SPED e do EFD PIS/Cofins, não necessitando de nenhuma edição ou complementação porterior.
  

      Outro aspecto importante é a questão da consultoria na geração e validação destas informações, pois de nada adianta sua empresa dispor de uma ótima ferramenta para geração dos arquivos se não dispor de uma equipe de suporte altamente qualificada para prestar assessoria na validação destes dados, que por uma difícil experiência de nossas equipes de suporte e programação, podemos afirmar que não é uma tarefa simples..., sendo nos casos de grande bases de dados necessário uma longa auditoria e testes para alinhar as informações às exigências do validador. Neste caso, pode-se destacar o diferencial da Imediata no atendimento à esta demanda dos clientes, onde a maioria das empresas clientes de grande porte já estão com seus primeiros arquivos validados pronto para serem transmitidos, até porque no início de dezembro de 2011 já tinhamos 90% das empresas optantes do Lucro Real com suas bases de dados do EFD PIS/Cofins já validadas, pois a última data de transmissão, antes da nova prorrogação dos prazos, seria em início de fevereiro de 2012.

      Em todos os clientes de grande porte que foram validados, foi necessário um acompanhamento permanente de um profissional de desenvolvimento, que estava trabalhando no grupo de programação dos Magnéticos SPEDs, para a tarefa ser realizada com êxito principalmente para encontrar e corrigir os erros e inconsistências que o validador do EFD apresentava a cada tentativa de validação. Assim, pode-se afirmar que sem uma sólida consultoria, é certo que o profissional contábil ou administrador não terá como gerar e validar o magnético sozinho, sendo portanto imprescindível, que independente do tipo de solução de software usado, exista uma sólida acessoria técnica além do nível de conhecimento contábil/fiscal, mas imprescindívelmente a nível de conhecimento das estruturas digitais de campos dos arquivos e principalmente “know how” dos manuais SPEDs e das constantes atualizações de layouts que estes magnéticos vem sofrendo, quase mensalmente...

      Paralelamente à esta solução mais robusta que já atendia os clientes com grande volume de dados, surgiu a necessidade por parte dos escritórios contábeis de atender ao cliente de pequeno porte, a maioria prestadores de serviço, muitos que ainda operam com notas manuais ou pré-impressas, com mínimos volumes de transações (20 ou 40 notas/mês), mas que também estavam obrigados a gerar o EFD PIS/Cofins... Para isso disponibilizamos uma solução mais “enxuta” dentro da estrutura do sistema de Livros Fiscais que irá possibilitar ao profissional contábil atender a estes clientes nos mesmos moldes que já desenvolvia sua atividade até os dias de hoje (lançando manualmente os dados a partir dos documentos impressos encaminhados pelo cliente).

      Vale ressaltar, que apesar desta solução não restringir um determinado volume de lançamento, caso seu cliente trabalhe com elevado número de transações ou esteja na obrigatoriedade de emissão de notas eletrônicas, esta solução pode representar uma opção desfavorável, pois o custo da tarefa de lançamento dos dados, principalmente em caso de operação com NF-e onde são exigidos campos muitos extensos, como a chave eletrônica do documento, protocolo de aprovação, e vários outros, é superior ao benefício de gerar os magnéticos na tranquilidade do seu escritório. Para estes casos há a necessidade de uma solução mais robusta, onde disponibilizamos nosso Sistema ERP, com o módulo Fiscal, onde toda rotina de formatação, geração e validação acontece dentro da estrutura da empresa cliente, sendo que posteriormente à validação correta, o escritório poderá importar o arquivo já validado para o seu sistema de Livros, para posteriores conferências e até para transmissão a partir do escritório.

  

 

 Nova Validação de Inscrição na NF-e: “Nota Fiscal DENEGADA”. 

  

      Denegada é um tipo de rejeição a emissão da NF-e em função de erro nos dados do destinatário, mais especificamente por se tratar de uma Inscrição Estadual baixada. Esse é um erro que vinha sendo tolerado pela SEFAZ, mas que a partir de 16/01/2012, foi implementada, no ambiente de produção da NF-e, a validação da situação da Inscrição Estadual do destinatário, onde, se o contribuinte tentar emitir emitir NF-e informando uma Inscrição Estadual baixada nos dados do destinatário, será retornada a mensagem “302 – Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário”.

      Convém observar que, se um contribuinte tentar emitir uma NF-e informando uma Inscrição Estadual baixada, essa NF-e não será rejeitada, e sim DENEGADA. A diferença entre rejeição e denegação é que uma NF-e rejeitada ainda pode ser corrigida e autorizada enquanto que uma NF-e denegada não é passível de correção. Se uma NF-e denegada for transmitida novamente (mesmo número) será retornada mensagem de erro informando que esta NF-e já foi denegada, ou seja, se a NF-e com o número X for transmitida e rejeitada, então o emitente pode corrigir os dados da nota e enviá-la novamente, com o mesmo número X, porém, se uma nota com o número X for emitida e denegada, então o contribuinte não conseguirá mais emitir uma nota com o mesmo número X. Ele pode corrigir os dados do destinatário e depois transmitir novamente a nota, mas com um novo número, ou seja, deve também mudar a numeração da nota.


      E o que deve ser feito com a NF-e que foi denegada? A resposta é: não há procedimento a ser feito. Ela permanecerá na situação de “Denegada” no sistema. A base legal para a denegação de uma NF-e está no Ajuste Sinief 07/05 (a legislação básica da NF-e), em sua Cláusula 7ª, Inciso II, conforme pode ser consultado no link :

 
                   http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2005/AJ_007_05.htm

  
* Cláusula 7: Do resultado da análise referida na cláusula, a administração tributária cientificará o emitente:
II - da denegação da Autorização de Uso da NF-e, em virtude de:
a) irregularidade fiscal do emitente;
b) irregularidade fiscal do destinatário, a critério de cada unidade federada;

 

  

 Folha 2012 - Novo layout da RAIS ano base 2011. 

 

  

     Já está disponível no site a atualização do software de Folha de Pagamento 2.03, com o novo gerador do arquivo da “Relação Anual de Informações Sociais” - RAIS ano-base 2011, visando atender a Portaria MTE nº 7, de 03 de janeiro de 2012, que deverá ser entregue por meio da internet, nos sites www.mte.gov.br/rais e www.rais.gov.br no prazo legal que inicia-se em 17 de janeiro de 2012 e encerra-se em 09 de março de 2012. Não sendo possível validar pela Internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), desde que devidamente justificado.       

     É obrigatória a utilização de certificado digital válido para a transmissão da declaração por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 250 vínculos(funcionários). As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

 

  

 Novo magnético da DIRF 2012.

  

     Esta nova versão da Folha conta também com o novo programa gerador do arquivo magnético da Dirf 2012 – Declaração do Imposto de Renda Retida na Fonte, que irá atender a Instrução Normativa RFB nº 1.215, de 03 de janeiro de 2012. A Dirf 2012, relativa ao ano-calendário de 2011, deverá ser entregue até às 23h59min, de 29 de fevereiro de 2012.
     O Fisco determina ainda que a declaração deverá ser apresentada por meio do Receitanet, sendo o programa de transmissão, disponível no endereço www.receita.fazenda.gov.br.  Para transmissão da Dirf, exceto para as optantes do Simples Nacional, é obrigatória a assinatura digital da declaração mediante utilização de certificado digital. A transmissão da Dirf com assinatura digital possibilita à pessoa jurídica acompanhar o processamento da declaração por intermédio do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), também disponível no site da Receita Federal.

João C. Pereira

Dpto. Comercial

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