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Informativos

  • flechaALERTA - Rotinas de Encerramento de Exercício

  • 30/11/2009

A Imediata gostaria de apresentar alguns pontos que provavelmente ajudarão sua empresa a executar de forma mais eficiente estas rotinas.

Para relembrar, o plano de contas normalmente se divide em 4 grandes grupos:

   

  • - Contas do Ativo, que representam os bens e direitos da empresa;
  • - Contas do Passivo, que representam as obrigações e deveres da empresa;
  • - Contas de Receitas, onde aparecem as receitas;
  • - Contas de Despesas, que representam as despesas.

   

Estes dois últimos grupos são as chamadas contas de resultado, e costuma-se zerar os saldos anualmente no Encerramento do Exercício, que tradicionalmente no Brasil ocorre em 31 de dezembro de cada ano, não impedindo que sua empresa execute esse procedimento a qualquer momento.

No Sistema, este procedimento nada mais é que fazer um lançamento em cada uma das contas de resultado do grupo que você escolher, com o saldo inverso dessa conta, forçando o seu zeramento... Para entender na prática, tomamos por exemplo uma conta de Energia Elétrica, onde durante todo o exercício 2009, foram executados lançamentos à débito, computando gasto de 1580,00 (D). Ao fazer o encerramento do exercício contábil no final do ano, o saldo da conta Energia elétrica é 1.580,00 (D), então o sistema fará um lançamento de 1.580,00 (C) a CRÉDITO, para que o saldo seja de fato zerado e o saldo dos lançamentos que ocorrerem durante o ano (que não serão eliminados) será lançado à DÉBITO na conta de “Descarga de Saldo”, que deverá ser informada em cada conta de resultado. Esta conta de descarga de Saldo, normalmente cadastrada no “Resultado Final do exercício” (Lucro/Prejuíso), recebe lançamentos a DÉBITO das contas de Despesa e a CRÉDITO das contas de Receita.

   

Procedimentos:

   

  • - Fazer Cópia de Segurança do sistema;
  • - Cadastrar as contas de “Descarga deSaldo”;
  • - Informar as contas de descarga de saldos no Cadastro das Contas de Resultado;

  • - Cadastrar o “Documento de Encerramento”;
    • Obs: O Documento deve ser cadastrado com o código máximo “99999”, para que possibilite gerar os relatórios de “Demonstrativos de Resultado” ainda com os valores anteriores ao zeramento das contas de resultado, o que será possível parametrizando o relatório até o documento “99998”.
    • Outra questão importante é o caso de existir a necessidade de voltar atrás o zeramento, onde o sistema conseguirá identificar para exclusão somente os lançamentos de zeramento de exercício, do documento “99999”.
  • - Para executar o encerramento basta entrar na opção “Encerramento / zerar Contas de resultado”, informar o documento de zeramento e confirmar...

  • - Após, emita um balancete de final de exercício para verificar se realmente as contas foram zeradas.
  • - Provavelmente você já tenha aberto o novo exercício da sua empresa (2010), lembrando que o sistema permite abrir um novo exercício sem encerrar o atual. Para abrir um novo exercício você deve utilizar a opção “Encerramento / abrir novo exercício”, que criará uma nova pasta com o exercício 2010, baseado no exercício atual, copiando todos os cadastros, sem o arquivo de lançamentos.
  • - Após, saia da empresa atual, entre na nova empresa com o novo exercício e entre nas opções “Encerramento / Puxa saldo do Exercício anterior”, rotina que permite atualizar o saldo do exercício atual da empresa buscando automaticamente o mesmo do exercício anterior.

    

 

     

ALERTA:  NF-e é um processo crítico que necessita de CONTINGÊNCIA !

  

A nota fiscal eletrônica (NF-e) representa um dos maiores avanços no processo de fiscalização das transações comerciais promovida pelo governo brasileiro, com inúmeras vantagens como a possibilidade do acompanhamento on-line das transações de compra e venda. Porém cabe aos desenvolvedores da solução alertar os gestores de TI das empresas sobre a responsabilidade e a importância da existência de processos de redundância das rotinas de emissão da NF-e.

Considerando que o faturamento, sem dúvida é um processo crítico para o qual já foram investidas consideráveis somas nos sistemas de gestão empresarial – ERP – gostaríamos de evitar que sua empresa caia na armadilha de dispor de apenas uma opção de emissão de NF-e, na ilusão de ser simplesmente a solução mais econômica.

A IMEDIATA prioriza a solução que melhor atenda o seu negócio, por isso quer disponibilizar para cada um de nossos clientes que opera com Notas Eletrônica, a instalação de um terminal independente de contingência para emissão de NF-e. Se a sua empresa possui apenas um terminal instalado para emissão de NF-e, providencie o mais urgente possível um novo terminal e solicite a IMEDIATA essa instalação. O sistema e o serviço de instalação do terminal de redundância, que ficará à disposição para casos de emergência, onde o terminal principal de emissão sair de operação, não terá custo adicional para sua empresa. Lembrando que é de sua inteira responsabilidade prover toda estrutura de hardware, conexão e backups, também para este novo terminal, visto que será a segurança de não interrupção da atividade critica de faturamento em sua empresa.

João C. Pereira

Dpto. Comercial   

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